Um Mailkonten unabhängig von Anbietern umzuziehen, können verschiedene Wege genutzt werden, wobei wir hier exemplarisch zwei Wege beschreiben werden. Um sicher zu gehen, dass alles berücksichtigt wurde, bietet sich ein lokales Postfach als Zwischenspeicher an.

Bei Postfächern die Mails per POP-Protokoll abrufen und keine Daten im Postfach zurücklassen, liegen diese ohnehin im lokalen Mail-Client in der Postfachdatei vor. 

Lediglich bei online geführten Postfächern, wenn bspw. von mehreren Geräten gleichzeitig mit den Mails gearbeitet werden soll, werden Protokolle zur Synchronisierung verwendet.

Transfer auf ein anderes Postfach mittels Mail-Client

Voraussetzung ist, dass auf dem neuen Server bereits Mailkonten erstellt wurden und als Protokoll IMAP oder ein anderes Bidirektionales Protokoll verwendet wird, welches ein Hochladen und Speichern auf dem Server erlaubt. Bspw. Exchange Web Services (EWS) oder Exchange Active Sync (EAS).
Letzteres erlaubt auch das zentrale Speichern von Terminen, Kontakten oder Aufgaben, welche ebenfalls kopiert werden können. 

Vorbereitung

• Die zu übertragenden Mails sind über einen geeigneten Mailclient bspw. Outlook abrufbar. 
• Das neue Postfach, ggf. vorerst noch unter einem Alias oder alternativen Namen, ist ebenfalls eingerichtet und es kann gleichermaßen drauf zugegriffen werden.
• Alternativ: Es wird eine lokale Postfachdatei verwendet, in welcher die Daten lokal zwischengespeichert werden.

Durchführung

Die beiden Postfächer stehen im Mailclient untereinander und die Mailordner und Mails können von einem Postfach ins andere kopiert oder auch verschoben werden. Bei einer Kopie bleiben die Objekte im vorherigen Postfach erhalten, bei einem verschieben werden diese mit dem Transfer im alten Postfach entfernt.

Falls online noch kein Postfach verfügbar ist, können die Mails auch in einer lokalen Postfachdatei gespeichert werden. Aus dieser können die Mails dann zu einem späteren Zeitpunkt in ein online gestütztes Postfach umgezogen werden.

Transfer in ein anderes Postfach mittels Mail-Abruf

Einige Postfächer bieten die Möglich des Mail-Abrufs, sodass bspw. externe Postfächer meist mittels POP-Protokoll abrufen und die Mails ebenfalls in dem Postfach angezeigt werden. 

Diese Funktion kann man sich auch bei einem Umzug zunutze machen, indem in dem neuen Postfach die Mails per POP-Protokoll vom Mailserver selber abgerufen werden und so nicht mehr über den lokalen Client kopiert werden müssen. 

Die Mails werden dann wie neue Mails im Posteingang angezeigt. Diese Option ist praktisch, kann aber kleine Stolperfallen bieten. Bitte kontrollieren Sie hierbei, ob auch andere Ordner als nur der Posteingang berücksichtigt wird, damit nicht versehentlich Mails auf der Strecke bleiben, welche in anderen Ordner gespeichert sind. 
Andere Objekte wie Termine, Kontakte, Aufgaben werden hierbei jedoch nicht berücksichtigt.